Tiekunnan vuosikokous on pidettävä vuosittain ennen kesäkuun loppua, ellei tiekunta toisin päätä. Tiekunnan kokouksessa voidaan päättää, että kokouksia pidetään harvemmin kuin vuosittain. Vuosikokous on kuitenkin pidettävä vähintään joka neljäs vuosi. Kokouksen kutsuu koolle hoitokunnan puheenjohtaja, toimitsijamies tai tarvittaessa näiden varamies. (YksTl 65§)

Kokouskutsu

Kutsukirjeet on postitettava osakkaille viimeistään 14 päivää ennen kokousta. Vaihtoehtoisesti paikkakuntalaiset voidaan kutsua lehti-ilmoituksella ja ulkopaikkakuntalaiset kirjeellä. Vuosikokouskutsussa on mainittava kaikki merkittävät asiat, ylimääräisen kokouksen kutsussa kaikki kokouksessa käsiteltävät asiat. Lisäksi kutsussa on mainittava maksuunpanoluettelon nähtävilläolopaikka. (YksTl 65§)

Suositeltavaa on kutsua kaikki osakkaat kirjeitse, tällöin mukaan mahtuu aina täydellinen esityslista, mikä lehti-ilmoituksissa voi olla haastavaa. Kirje myös tavoittaa nekin paikkakuntalaiset, jotka eivät lehteä tilaa tai lue.

Äänestäminen tiekokouksessa ja äänileikkuri

Tiekokouksissa ei äänestetä henkilö ja ääni -periaatteella, vaan äänet lasketaan kunkin tieosakkaan yksikköjen mukaan. Osakkaan äänimäärä ei kuitenkaan saa ylittää kolmeakymmentä prosenttia kokouksessa paikallaolevien yhteenlasketusta äänimäärästä. Jos jonkin osakkaan äänimärää ylittää em. raja-arvon, niin tällöin osakkaan äänimäärää pienennetään raja-arvon suuruiseksi. (Kokouksen äänimäärä yhteensä x 0,3) (YksTL 66 §)

Wintie- ja NetWintie-ohjelmat helpottavat kokouksen järjestämistä

Matrisetin tiekuntaohjelmilla voidaan laatia myös maksuunpanoluettelo ja kokouskutsu. Kutsut voidaan postittaa suoraan paperikirjeiden postituspalvelun avulla tai ne voidaan tulostaa ja postittaa itse. Ohjelmilla saadaan myös laadittua kokouksen osallistujaluettelo sekä suoritettua ääntenlaskenta. Äänilaskurit noutavat yksikkömäärän osakkaan tiedoista ja huomioivat 30 % äänileikkurin automaattisesti.